תכנון אירוע עסקי הוא משימה מורכבת מאוד. האתגר שניצב בפני המארגנים הוא לארגן אירוע מוצלח שיעבור בשלום אך לא יהיה בנאלי ורגיל. אירוע מוצלח שיהיה חדשני, בעל ערך מוסף ואם תצליחו לעורר השראה אצל המוזמנים, אז האירוע שלכם ייחקק בזיכרונם לתקופה ארוכה.
אז מה צריך לעשות כדי להפוך את האירוע לכזה שידברו עליו בסביבה העסקית שלכם?
הנה כמה טיפים שישדרגו את האירוע העסקי שלכם וישאירו את המוזמנים עם טעם של עוד.
דיוק
מה שיבדיל את האירוע שלכם משאר האירועים הוא הדיוק. הכל חייב להיות מתוכנן, מטופל וידוע מראש, עד הפרט האחרון. דיוק הוא להבין מי קהל היעד שלכם? מה הצרכים שלו? מה ייתן לו ערך מוסף? ומה הצפיות שלו מהאירוע שלכם? באותה נשימה, כדאי שגם אתם תדעו מה אתם רוצים להשיג, האם התקציב שלכם יספיק כדי להרים אירוע מרשים? נסו להגדיר מה מטרת האירוע ולהתמקד בה.
הדיוק מתבטא בכל שלבי התכנון, הספקים איתם תבחרו לעבוד, התאריך ושעת האירוע צריכים להתאים לקהילת המוזמנים, המיקום צריך להיות מותאם למרבית המוזמנים, ואפילו הקייטרינג צריך להתחשב באופי המוזמנים, עוד נדבר על זה בהמשך.
לוקיישן
בחירת מיקום לאירוע עסקי תשפיע באופן ישיר על הצלחת האירוע. מיקום האירוע צריך לשקף את קהל המוזמנים ואת המטרה העסקית של האירוע עצמו. רצוי לקחת בחשבון מהיכן מגיעים המוזמנים? האם יש צורך בקרבה לרכבת? האם יש חניון בקרבת האירוע? אפילו שעת האירוע צריכה להתחשב אירועבמיקום. האם מדובר באולם במרכז העיר שכדי להגיע אליו צריך לעבור ברחובות שבשעה היעודה יסבלו מעומסי תנועה? נוחות, נגישות ומוביליות הם העקרונות שצריכים להנחות אתכם בבחירת הלוקיישן לאירוע.
השירות
האופרציה סביב ניהול אירוע מוצלח לוקחת בחשבון כל פרט, בראש ובראשונה השירות למוזמני האירוע. המלצה שלנו, תשקיעו בפרטים הקטנים. נסו לחשוב על כל התהליך שצריך לעבור כל אחד מהמוזמנים שלכם עד לרגע נאום הפתיחה, ומצאו דרכים להקל עליו. לדוגמה, אם ישנם מוזמנים שמגיעים ברכבת נמליץ לאסוף אותם עם שאטל שיקח אותם עד לפתח האולם. אם המוזמנים מגיעים ברכבם הפרטי, כדאי לדאוג לחניון עם מקומות שמורים עבורם. עבור המאחרים, אפשר להשאיר נציג שיחנה עבורם את הרכב.
ציינו על גבי ההזמנה מספר טלפון ושם של איש קשר שיגיש עזרה טלפונית בזמן אמת. אם המוזמנים אמורים לעבור דרך נציג בכניסה לאירוע, דאגו שיהיו כמה נציגים כדי להימנע מתורים ארוכים. וודאו מראש אם יש מוזמנים שזקוקים לתפריט מיוחד לסוכרתיים / גלאט כשר וכד'. כל דבר כזה ישאיר את המוזמנים שלכם עם תחושה של "וואו, הם חשבו על הכל" וזה בדיוק מה שאתם רוצים.
קייטרינג, מגשי אירוח ומה שביניהם
אירוח מוזמנים עסקיים הוא מורכב, אבל אם תחשבו על הכל מראש תקלעו למטרה. למה אנחנו מתכוונים? עיצוב המקום, דאגו לנראות ואסתטיקה נעימה בכל פינה. רצוי להתחיל בשירותים נקיים לכל אורך האירוע.
הקייטרינג הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בהצלחת האירוע. על הקייטרינג אסור להתפשר. אם האוכל מצויין, האורחים מרוצים. גם אם שאר הדברים יהיו נהדרים והאוכל יהיה בינוני ומטה, שביעות רצון המוזמנים תרד בהתאמה.
לכן, דאגו לפנק אותם מיד עם הכניסה לאולם, פזרו מלצרים שיסתובבו בין המוזמנים עם מגשי אירוח מגוונים, אבל הכי חשוב, טעימים. נהוג להגיש פינגר פוד מותאם לבוקר, צהריים או ערב. אם אתם מגישים גם ארוחה במהלך האירוע, דאגו שהיא תתאים למגוון תפריטים כמו טבעוני / צמחוני / חלבי / בשרי. נסו לדאוג למגוון רחב שיאפשר בחירה מרובה ויתאים לקהל שלכם.
פינוקים והפתעות
פנקו והפתיעו את האורחים שלכם בכל הזדמנות, אם בחלוקת מתנות שימושיות או הזמנת הרצאת אורח שכולם נושאים אליו עיניהם בתחום. דאגו שהמוזמנים שלכם יקבלו ערך מוסף מהאירוע על ידי כלים מיוחדים שתעניקו להם או תובנות חדשות. נסו לדאוג לשיתופי פעולה עם נותני שירות נוספים בתחום כדי להרחיב את הערך המוסף למוזמנים. יצירתיות היא שם המשחק, ככל שתהיו יצירתיים יותר, כך תצליחו להפתיע את המוזמנים ולהעצים את אפקט ה"וואו".