ארגון כנס לקראת ראש השנה, דורש מחשבה מעמיקה ואיסוף נתונים. כדי להפוך את התהליך לפשוט יותר, בעיקר עבור אלה מבינכם שמארגנים כנס לראשונה בחייהם, הנה כמה מהצעדים החשובים ביותר בנתיב שיוביל לכנס מוצלח וחגיגי, כפי שמצופה מאירוע חגיגי המסכם את השנה שחלפה ופותח את השנה החדשה.
צעד 1: צרו חזון לכנס
כל אירוע מתחיל בחזון, אבל תצטרכו להפוך את החזון שלכם למילים ולמספרים כדי למדוד עלויות ולקבל החלטות תכנוניות מושכלות. אחרי הכול, כשמדובר באירוע לראש השנה, זה זמן נהדר לסיכומים ולבניית תחזיות לשנה החדשה הבאה עלינו לטובה.
באופן תמציתי ניתן לומר שתכנון אירועים מבוסס על מענה לשאלות: מי? מה? מתי? איפה? ולמה?
צעד 2: צרו תכנית עסקית
בדרך כלל צריך לבנות תקציב ותכנית עסקית שתבהיר מאיפה יגיע הכסף להפקת האירוע לראש השנה ולמה הכסף ישמש.
כעת, על מנת לתמחר את הכנס שלכם, יהיה עליכם לקבל מושג לגבי הדברים שאתם מתכננים להציע למשתתפים. למשל, איכות האולם שבו תקיימו את האירוע או מי יהיו הדוברים והמברכים באירוע. אלה פרטי מידע חשובים שישפיעו מאוד על הנרשמים הפוטנציאליים לאירוע שלכם, במיוחד אם הוא לא מיועד רק לעובדים אלא גם ללקוחות או לספקים.
כשאתם בונים את התקציב, לצד האולם, הכיבוד והפירוטכניקה, אל תשכחו גם את אותן מתנות לעובדים לראש השנה. כך, כשהאורחים יצאו מהאירוע שמחים ומרוצים עם מתנה נחמדה מכם, הם ימשיכו לחוות את האירוע כחוויה חיובית גם כשיגיעו הביתה.
צעד 3: השוו בין אולמות ושירותים
לאחר שקבעתם לעצמכם מתי יתקיים הכנס וכמה אנשים תרצו להזמין, תוכלו להתחיל לחפש את המקום המתאים. זכרו כי הבחירה באולם תקבע גם את עלויות הקייטרינג, המוסיקה, מערכת ההגברה והאודיו וכו׳. מרבית האולמות מאפשרים להשתמש בשירותים שלהם, כך שתוכלו למצוא את הכול תחת קורת גג אחת.
לדוגמה, אם תבחרו באולם אירועים מעוצב ויוקרתי שממוקם במרכז העיר הגדולה, אנשים רבים ישמחו להגיע ולחגוג אתכם את הכנס לראש השנה. אין כמו אולם שמסוגל להפיק עבורכם כנס מותאם אישית בהתאם לצרכים שלכם (כמו מספר האורחים, אפשרויות להצגת תערוכה ו/או להצגת מצגות, שירותים שמתאימים למספר האורחים, שירותים לנכים וכו׳).
כאשר אתם מציגים בפני נציג האולם את מה שאתם רוצים שיהיה בכנס שלכם – למשל אטרקציות מיוחדות, דוכנים ממותגים, עיצוב שיהמם את המוזמנים, ואלמנטים שיגרמו לאנשים להמשיך ולדבר עליכם ימים רבים לאחר שהאירוע הסתיים – אתם יכולים לסמוך שיש מי שיוכל להפוך את החזון או החלום שלכם למציאות.
צעד 4: ניהול ההזמנות והנרשמים
אפילו הכנסים הפופולריים ביותר חייבים לשווק את האירוע שלהם ביעילות, כדי למלא את כל המושבים באולם.
נוכחות היא הגורם החשוב ביותר להצלחת האירוע. נוכחות מלאה, או כמעט מלאה, מביאה איתה הזדמנויות להכנסות וחסויות. ככול שיותר אנשים יירשמו לאירוע, כך ייווצר ביקוש רב יותר להשתתפות ולפרסום בכנס שלכם. ובקיצור ולעניין, אם אתם מסוגלים למשוך קהל, אז כל השאר כבר יסתדר מעצמו, באופן הרבה יותר קל.
צעד 5: תכנון הפרטים באתר האירוע
לאחר שתכננתם את הכנס והטמעתם בו את האלמנטים העסקיים, תוכלו להתחיל לחשוב על הפרטים שצריכים להיות באתר הכנס, זה כולל מענה על השאלות:
כיצד ינווט הקהל את דרכו בכנס?
איך תהיה הפריסה הכללית באולם?
כיצד תיעשה חלוקת האוכל והמשקאות?
הגענו לחלק בארגון הכנס, שרובנו מקשרים להפקת אירועים. הדרך הטובה ביותר לתאם את כל הפרטים היא לעבור דרך ״המסע״ שיעברו האורחים שלכם במהלך הכנס. תארו לעצמכם כיצד הם יחשבו ויפעלו בכול נקודה במהלך האירוע, ונצלו את ההזדמנות לפתור בעיות לפני שאלה בכלל יתעוררו.
צעד 6: טיפים לניהול התצוגה
כנסים בדרך כלל כוללים אזור תצוגה, שבו יכולים נותני חסות וספקים לקדם את המוצרים או השירותים שלהם. זו יכולה להיות הזדמנות משתלמת מאוד לכנס שלכם, ובלבד שהכול יאורגן נכון והיטב. זכרו כי אזור התערוכה ידרוש מחויבות משמעותית מבחינת הזמן והמשאבים. לכן, לפני שתתחייבו לקיים כנס שכולל גם תערוכות ותצוגות, וודאו שאתם מוכנים לנהל את הצרכים של הספקים ונותני החסות.
למרות שארגון כנס הוא מאמץ תובעני למדי, אתם לא הראשונים שמתמודדים עם משימה זו. כלומר, אתם לא צריכים להמציא מחדש את הגלגל. הצעדים שהותוו למעלה יכולים לעזור לכם להתקדם שלב אחר שלב ולהפיק כנס מושלם לקראת ראש השנה.