1. בדקו את האולם וליתר ביטחון תכננו תכנית חלופית
בדקו תמיד את האולם באופן אישי. ברגע הכי לא צפוי אתם עלולים להתמודד עם מזגן באולם שלא עובד כמו שצריך, עם העובדה שאין שירותים לנכים, או עם ציוד שלא יכול לעבור דרך הדלת. לכן, חשוב לבדוק סוגיות שכאלה מראש. דוגמה למאפיינים שכדאי לבחון מראש ורק אז לבחור:
אולם שנמצא בלב העיר הגדולה, שמתאים את עצמו לקצב האורבני המהיר של עיר מודרנית ותוססת.
אולם שהוא גולת הכותרת של תחום הפקת האירועים מבחינת העיצוב, ההפקה, הקולינריה והשירות לאורחים שלכם;
אולם שתופר במיוחד עבורכם אירוע מותאם אישית כשהמטרה היא להגשים את חלום האירוע שלכם, במידת האפשר.
אולם שמציע גם חלל חיצוני בצורת גן יפהפה וגם חלל פנימי מעוצב להפליא, שיוכל להוות אלטרנטיבה למקרה שלפתע פתאום ירד גשם, או מזג האוויר יהיה חם ולח באופן יוצא דופן, ויהרוס את החגיגה בחוץ, גם אם הכנתם תכנית נהדרת.
2. הגדירו את המטרה ואת הפורמט שלכם
זה נראה כאילו מובן מאליו, אבל כדאי לגשת לנושא זה באופן ביקורתי. נסחו את המטרה שלכם באופן ספציפי, ככול שאפשר:
האם אתם רוצים להעביר ידע למשתתפים?
להביע הכרת תודה לשותפים?
לגייס כספים לפרויקט?
או להציע לאורחים הנאה?
פורמט האירוע יהיה תלוי בתשובה לגבי:
הקונספט של האירוע
התזמון ומשך הזמן של האירוע
חלוקת התפקידים בין חברי הצוות
פרישת האולם, איכות הקייטרינג והסאונד
נסו לא להיתקע בפורמטים מסורתיים. בדקו פורמטים ברשת, אירועים מקוונים, אירועים תחת כיפת השמיים וכו׳. מה שיקבע בסופו של דבר זו השאלה אם הפורמט יעזור להשיג את מטרת האירוע?
3. בדקו את אפשרויות הבידור שישעשעו את האורחים
כשאתם מתכננים אירוע, אתם רוצים להפיק ממנו את המרב, בין אם אתם עושים זאת בעצמכם ובין אם אתם משתמשים בשירותיה של חברה להפקת אירועים. כל הגורמים העיקריים כמו: מיקום, אוכל וקישוטים צריכים להיות מעולים כדי שהאירוע שלכם יצליח. אבל היזהרו לא להזניח בשלב התכנון את הבידור. רוב מתכנני האירועים מתעלמים בקלות מההיבט החשוב הזה של אירוע פרטי או ארגוני מוצלח.
למרבה המזל, יש היום חברות שמשכירות אטרקציות מדליקות שיכולות להתאים לכול סוג של אירוע, ויכולות לשמח ולשעשע גם את האורחים שלכם. למשל:
השכרת תותח קצף לאירוע שמתקיים בחוץ. התותח ״יפגיז״ את האורחים בקצף, יצור מצב רוח משגע ואווירה מחשמלת. תותח קצף פשוט ישדרג את האירוע שלכם.
עמדת צילום מתקדמת שמאפשרת לכם ללכוד את עליזות האורחים ולשמור אותה לנצח. עמדת צילום זו מאפשרת לכל אורח להצטלם עם מגוון של אביזרים, קירות רקע, גאדג׳טים או פילטרים ובנוסף לכול אלה, גם ליצור בידור אינטראקטיבי המקושר ישירות לרשתות החברתיות.
למעשה, אטרקציות כגון אלה מאפשרות לכם ליצור קהל מעורב, קהל שלא יושב מהצד ומתבונן בנעשה, אלא קהל משתף פעולה שלוקח חלק במשימות והופך את האירוע לחגיגה אישית שלו. אירוע שכזה ייזכר לנצח.
4. אלוהים נמצא בפרטים הקטנים
אם אתם רוצים להפתיע לטובה את האורחים שלכם, דאגו לחשוב על הכול עד לפרט הקטן ביותר:
איך האורחים יירשמו לאירוע?
מי יקדם את פניהם?
איזו מוזיקה תשמיעו?
האם תעמידו פינה של תמונות מעניינות?
איך ייראו המצגות שתציגו במהלך האירוע?
איך והאם יהיה הצוות שלכם לבוש?
איזו אטרקציות יתאימו לאירוע שלכם?
נסו להפתיע את האורחים וליצור את אפקט ה-wow, זה שעולה על כל הציפיות השגרתיות. זה בדיוק מה שייצור את הוויב וההייפ של האירוע שלכם.
5. בקשו משוב
בטח תהיו מאוד עייפים ומאושרים כשהאירוע יסתיים, אבל יהיה לכם קשה להעריך באופן אובייקטיבי איך הדברים התנהלו. לכן, כדאי לבקש מהאורחים למלא טופס הערכה מודפס בסוף האירוע, או טופס מקוון כשיגיעו הביתה. המשוב יועיל לכם כשתפיקו את האירוע הבא.