אמנם אין נוסחת קסם להפקת אירוע מושלם, אך בהחלט ישנם דברים שאתם מוכרחים לעשות בכדי למנף את סיכויי הצלחת האירוע. לפניכם, 5 טיפים מעולים שכדאי גם לכם לאמץ:
1.בחרו במתחם אירועים מומלץ – כמו EAST TLV
עד כמה המקום בו תארחו את האירוע שלכם ישפיע על הצלחתו? ישפיע מאד! מתחם האירועים יהיה זה שידאג לארח את האורחים שלכם באירוח מקצועי – כזה שיתרום מאד לתדמית שלכם. כמה טיפים לבחירת המתחם:
בחרו במתחם במיקום מרכזי בארץ, כך שכל הקהלים הרלוונטים יוכלו להגיע בקלות (מצפון ומדרום)
האירוע כולל גם ארוחת צהריים? בחרו במקום המציע תפריט שף עשיר, מגוון וטרי
העניקו חשיבות לטיבם של אנשי המקצוע במתחם (מארגן האירוע, מנהל האירוע, אנשי המכירות וכן הלאה) – הם אלו שיובילו את האירוע וישפיעו על הצלחתו
אירגון
2.הפיצו את בשורת האירוע מספיק זמן מראש
כשם שאתם מארגנים אירוע עסקי, כך ישנם עוד גופים ועסקים רבים שעושים זאת. לעתים, תתחרו עם מארגנים אחרים על אותו קהל יעד. לכן, כדאי מאד להתחיל לפרסם את האירוע מספיק זמן מראש. כמה זמן מראש? כמה שיותר מוקדם – כך טוב יותר. מסע יחסי הציבור צריך לכלול פרסומים ברשתות החברתיות, בניוזלייטרים ובהפצה ממוקדת (כמו טלמרקטינג) לקהל היעד הרלוונטים לכם.
3.חלקו מרצ'נדייז למבקרים שלכם
אז נכון, על מנת לחלק מזכרות תצטרכו להשקיע סכום כסף נוסף באירוע, אך מדובר על השקעה שמחזירה את עצמה. מזכרות יכולות להיות מחברות, עטים, ספלים, מניפות, תיקים או כל דבר אחר העולה על דעתכם. על מנת שאותן מזכרות אכן יהיו אפקטיביות, יש למתג אותן בסלוגן או לוגו בית העסק שלכם. כך, אתם מטמיעים את המותג שלכם בהדרגה ומייצרים מודעות.
4.עצבו את המתחם באמצעות בלונים
כן, לא טעיתם: במידה ואתם עתידים לחגוג אירוע עסקי, יהיה כדאי לעצב את המתחם המארח באמצעות בלונים לאירועים. מדוע? מכל הסיבות! ראשית, מדובר על הפתרון העיצובי הזול ביותר שתמצאו (בטח בעת שמשווים אותו לעיצוב באמצעות נרות או פרחים). שנית, בלונים ממותגים בצבעי העסק שלכם, תורמים מאד לחיזוק המותג וליצירת "בועה" שכל כולה – אתם והעסק שלכם. עם בלונים ניתן לעצב את רחבת קבלת הפנים וגם את חלל האירוח המרכזי.
5.דאגו לערך מוסף משמעותי
אם אתם חוגגים אירוע עסקי מסוג תערוכה, הרצאה, כנס או הדרכה מקצועית, הבטיחו כי אתם עתידים להעניק ערך מוסף. הזמינו מרצה מוכר, חשפו לראשונה פרטים חדשים על שירות או מוצר או ארחו פאנל מומחים שימשוך קהל נרשמים רב. זיכרו כי אירוע עסקי טוב, יבסס את מעמדכם ויאפשר לכם ליהנות מביקוש גם לקראת האירועים הבאים.