בחירת מקום לכנס חברה

בחירת המקום הנכון – לעריכת כנס חברה, לתכנון אירוע ארגוני או יום גיבוש לעובדים – חשובה להצלחת המפגש, באותה מידה כמו תכנון מוקפד של לוח הזמנים, של ההפעלות או של האביזרים הטכניים הנדרשים.

המקום הנכון יכול להבדיל בין חוויה מוצלחת, כמו לאחר יום מלהיב לגיבוש עובדים, לבין התכנסות לא מוצלחת כמו כנס שבו המשתתפים חשים לא בנוח ומחכים לרגע שבו יוכלו לעזוב.

בין אם מדובר באירוע גיבוש המירוץ למיליון המתנהל במרחבי הטבע, ובין אם זה אירוע המפגיש את הלקוחות הנבחרים באולם כינוסים מפואר ויוקרתי – יש מספר גורמים שיכולים להשפיע על הצלחת המפגש שלכם.

דברים שחשוב לקחת בחשבון כאשר בוחרים מקום

1.מה כולל המחיר?
כאשר אתם מבררים עם נציגי האולם את נושא התמחור, דונו בכל פרטי האירוע שלכם ובפעילויות שאתם מצפים שיסופקו לכם, כדי לקבל תמונה ברורה לגבי כל העלויות והעמלות הצפויות. בין היתר, חשוב לברר:

  • האם עלות השירות כוללת מסים?
  • האם יש מחיר מינימום?
  • האם יש תמחור נפרד לשולחנות, למפות ולכיסאות?
  • האם יש הגבלה הקובעת מינימום לגבי מזון ומשקאות?
  • האם ה-wifi והציוד האור קולי כלול במחיר, או שאלה כרוכים בתשלום נוסף?
  • יש אולמות אירועים אשר מציעים תמחור ׳הכל כלול׳, לכן, כאשר אתם עורכים השוואה בין אולמות, חשוב לוודא שאתם אכן משווים ׳בין תפוחים לתפוחים׳.
אירוע עסקי באולם אירועים במרכז

2.שטח ופריסה
התבוננו היטב על שטח האולם או גן האירועים, כדי לוודא שהמקום עונה על צרכי האירוע שלכם.

  • האם הקיבולת באולם מוגבלת? אם אתם זקוקים לשטחי מנוחה בהפסקות, צריכים במה או אזור שיאפשר לאנשים להתחבר ולהתקשר בינם לבין עצמם – חשוב לברר אם המקום יכול להתמודד עם הדרישות הללו. לעתים קרובות, אנשים לא מחשיבים במלואם את האזורים הנמצאים מחוץ לאולם המפגש הראשי ונדרשים לכנס. אזורים חיוניים כדי לאפשר למשתתפים ליצור קשרים אחד עם השני.
  • עד כמה שטח הרצפה באולם הוא גמיש? האם ניתן לשנות את החלל במקרה הצורך? אחרי הכול אתם לא רוצים שהכנס שלכם ייראה חצי ריק כי שכרתם חדר המיועד ל-300 אנשים, ויש לכם רק 50 משתתפים. לכן, שכירת אולם שאפשר לחלק לחללים קטנים יותר, הוא משהו שצריך לקחת בחשבון.
  • האם כל שטח המתחם יעמוד לרשותכם, או שבאותו זמן יתרחשו במתחם גם אירועים אחרים?
  • אם אתם מחפשים גן אירועים, הקפידו לשאול אם תוכלו להשתמש בשטחי הדק, הדשא, הגינה או הפטיו ואם יש בהם wifi.

דונו בכל תכנון האירוע שלכם עם מפעיל המקום. ברוב המקרים הוא עשוי להציע לכם רעיונות ודרכים שיוכלו להתאים לצרכים שלכם, בעיקר אלה שלא מובנים מאליהם.

3.מיקום, נגישות וחניה
אם משתתפי הכנס אמורים להגיע למפגש מחוץ לעיר, חשוב שתבחרו במתחם אירועים שנמצא במקום מרכזי בעיר, מקום נגיש לתחבורה ציבורית, ומציע גם חניה נוחה. אם החניה באתר אינה זמינה, אפשר לשקול להזמין מקומות חניה בקרבת מקום, או להזמין אוטובוס הסעות למגיעים מרחוק.

4.שירותים ומתקנים
היזהרו לא להניח שכל אחד מהאולמות

  • מציע את אותה רמת שירות
  • כולל את כל השירותים
  • שכול השירותים יהיו זמינים לאירוע שלכם.

אם אתם זקוקים לשירותים נוספים, כגון קייטרינג מיוחד (כולל בקשות תזונתיות מיוחדות), סידורי פרחים, דפי נייר ועטים, שירותים אורקוליים, תמיכת IT, במה, תאורה מיוחדת – בדקו היטב מה המקום מציע, או אם הם עובדים מול ספקים מועדפים שתוכלו לעבוד איתם.

5.אווירה
האווירה וסגנון הקישוט של האולם יכולים להגדיר את מצב הרוח שישרה המפגש על המשתתפים.

  • אם אתם מתכנסים כדי לקבל החלטות רציניות, או כדי להציג תמונה מקצועית ומלוטשת של העסק שלכם, קחו זאת בחשבון כאשר אתם בוחרים במקום הכנס.
  • אם אתם מחפשים לעורר יצירתיות או ליצור קשרים בין העובדים שלכם, קחו בחשבון אולם שמתאים יותר לפעילויות מהנות ומשרה אווירה כיפית.
  • אם אתם רוצים להעניק פרסים במהלך הכנס, עדיף לבחור באולם אלגנטי או מעורר השראה.

כל דבר, החל מסגנון הריהוט ועד לתאורה ולאדריכלות של האולם, תורם לאווירה. בנוסף, אל תתעלמו מהאקוסטיקה. הקפידו לבדוק גם בעיות של רעש או פעילויות בקרבת מקום שעלולות להפריע לכנס שלכם.

6.מזון ומשקאות
החליטו מראש איזה סוג של כיבוד אתם רוצים להגיש במהלך הכנס, ומה מציע לכם האולם:

  • האם אתם זקוקים לארוחה בסגנון של מזנון?
  • האם המקום יכול להיענות לבקשות תזונתיות מיוחדות כמו נטול גלוטן, מנה טבעונית או חלבית?
  • האם האוכל מוכן באתר עצמו ונעשה שימוש במרכיבים טריים, או שהקייטרינג מוזמן מבחוץ?
  • אם יוגש אלכוהול, האם יהיה צורך בשירותיו של ברמן?

כמו כן, בדקו אם יש צורך בהזמנת מזון מינימלית, ואילו תפריטים עומדים לבחירתכם.